La vie patrimoniale d'une famille fortunée en Suisse suit un rythme annuel structuré par des échéances fiscales, des obligations légales et des rituels de gouvernance. Sans une vision calendaire d'ensemble, ces échéances se présentent souvent comme des urgences — alors qu'elles sont parfaitement prévisibles. Le family office joue un rôle central dans l'organisation de ce calendrier.
Le premier trimestre : déclarations et planification
Janvier – Mars concentre généralement les obligations de clôture et les premières déclarations.
- Clôture des comptes de la holding familiale : pour une société dont l'exercice correspond à l'année civile, la clôture au 31 décembre implique la préparation des états financiers en janvier-février, suivie de leur remise à l'organe de révision.
- Collecte des documents fiscaux : relevés bancaires annuels, attestations de valeur de titres au 31 décembre, certificats de salaire pour les membres actifs de la famille, relevés d'assurance.
- Acomptes d'impôt fédéral direct : les acomptes provisionnels sont généralement versés en mars. Un calcul anticipé permet d'ajuster les acomptes et d'éviter des intérêts moratoires.
- Planification fiscale de l'année : c'est le bon moment pour revoir avec le fiscaliste les opportunités de l'année — déductions, dons, optimisation des revenus.
Le deuxième trimestre : assemblées et déclarations
Avril – Juin est la période des obligations légales annuelles pour les sociétés et des déclarations fiscales.
- Assemblée générale ordinaire de la holding : le Code des obligations impose la tenue d'une AGO dans les six mois suivant la fin de l'exercice. Pour un exercice au 31 décembre, la date limite est le 30 juin. L'AGO approuve les comptes, traite la distribution éventuelle de dividendes et, le cas échéant, ratifie la composition du conseil d'administration.
- Déclaration d'impôt cantonale et fédérale : les délais varient selon les cantons, mais la plupart fixent une échéance entre fin mars et fin juillet, avec possibilité de prolongation sur demande. Pour les patrimoines complexes, une prolongation est souvent nécessaire.
- Assemblées des autres structures : si la famille détient plusieurs sociétés ou si elle a une fondation, chaque entité a ses propres obligations assemblées.
Le troisième trimestre : revues et ajustements
Juillet – Septembre est une période propice aux revues de mi-année.
- Revue de performance semestrielle : analyse des portefeuilles gérés par chaque banque, comparaison aux benchmarks, revue des allocations d'actifs par rapport à la stratégie cible.
- Revue des mandats bancaires : vérification que les mandats de gestion délégués restent conformes aux instructions et que les frais sont dans les limites convenues.
- Actualisation de l'inventaire patrimonial : mise à jour des valorisations immobilières, des actifs de passion, des participations non cotées.
- Planification successorale : si des événements familiaux sont intervenus (naissance, mariage, divorce, décès), c'est le moment de vérifier que les dispositions successorales sont toujours cohérentes.
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Le quatrième trimestre : clôture et préparation
Octobre – Décembre est la période de clôture et de préparation de l'année suivante.
- Conseil de famille annuel : beaucoup de familles organisent en fin d'année une réunion plénière — conseil de famille ou assemblée informelle — pour faire le point sur l'année patrimoniale écoulée, les décisions importantes et les objectifs de l'année suivante.
- Optimisation fiscale de fin d'année : rachats dans le 2e pilier, versements dans le 3e pilier, réalisation ou report de plus-values, dons à des organisations d'utilité publique.
- Préparation des budgets : pour les familles qui pratiquent une gestion budgétaire formalisée, le quatrième trimestre est celui de la préparation des budgets familiaux et des distributions prévues.
- Renouvellement des assurances : revue des polices d'assurance (vie, incapacité, immobilier, collections) pour s'assurer que les couvertures restent adéquates.
Le rôle du family office dans la coordination du calendrier
Le family office ne se substitue ni au fiscaliste ni au notaire ni au conseil d'administration de la holding. Son rôle est de :
- Maintenir un calendrier consolidé de toutes les échéances et obligations
- Alerter les parties prenantes en avance suffisante
- Coordonner la collecte des documents nécessaires à chaque échéance
- Assurer que les décisions prises lors des assemblées et conseils sont documentées et suivies d'effets
- Préparer les réunions du conseil de famille
Un calendrier bien tenu est le signe d'un patrimoine bien gouverné. Pour discuter de la mise en place d'un suivi calendaire adapté à votre situation, nous vous invitons à un entretien confidentiel.