La décision de mandater un family office est souvent mûrement réfléchie. Vient ensuite une phase que l'on anticipe peu : l'onboarding, c'est-à-dire les premières semaines et les premiers mois au cours desquels le mandat prend forme concrètement. Cette phase est déterminante pour la qualité de la relation à long terme — et elle mérite des attentes réalistes des deux côtés.
Pourquoi les 90 premiers jours sont-ils critiques ?
Les 90 premiers jours d'un mandat family office sont la période pendant laquelle se construisent les fondations de la relation : la connaissance du patrimoine, la compréhension des objectifs familiaux, la mise en place des outils de reporting et l'établissement des protocoles de communication. Une mauvaise phase d'onboarding génère des lacunes qui peuvent prendre des mois à corriger.
Cette période est aussi celle pendant laquelle les attentes mutuelles se calibrent. Un mandant qui attend un reporting complet en deux semaines sera déçu si la collecte des données prend un mois. Un family office qui sous-estime la complexité de la situation patrimoniale perdra du temps et de la crédibilité.
Phase 1 : l'inventaire patrimonial initial (semaines 1-4)
La première priorité est de dresser un inventaire patrimonial complet : la cartographie de l'ensemble des actifs, des structures de détention, des mandats bancaires et des conseillers existants.
Concrètement, cela implique :
- La collecte des relevés bancaires, des relevés de compte-titres et des états de portefeuille de chaque établissement
- L'identification de toutes les structures de détention (holdings, fondations, trusts, sociétés immobilières)
- La liste de tous les conseillers existants (avocat, notaire, fiscaliste, gérant) avec leur périmètre de mission
- L'inventaire des actifs non financiers (immobilier, actifs de passion, participations non cotées)
- La collecte des documents juridiques fondamentaux (statuts, pactes successoraux, testaments, contrats de mariage)
Cette phase est souvent plus longue que prévu, car les familles n'ont pas toujours une vision centralisée de leur patrimoine — c'est précisément pour cela qu'elles ont mandaté un family office.
Phase 2 : les procurations et accès (semaines 2-6)
Pour que le family office puisse accéder aux informations nécessaires auprès des banques et des autres interlocuteurs, des procurations limitées à la consultation doivent être mises en place. Ces procurations permettent au family office de consulter les relevés et de communiquer avec les établissements — sans pouvoir effectuer de transactions.
Ce point est fondamental : la procuration d'un coordinateur pur est distincte de celle d'un gérant mandaté. Elle ne confère aucun droit de disposition sur les actifs.
Certaines banques ont des procédures d'onboarding complexes, des formulaires spécifiques et des délais de traitement qui peuvent allonger cette phase. Prévoir 4 à 8 semaines pour la mise en place complète des accès est réaliste.
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Phase 3 : la mise en place du reporting (semaines 4-10)
Une fois les données collectées et les accès établis, le premier rapport de synthèse patrimoniale peut être produit. Ce rapport initial est souvent le premier document qui donne à la famille une vue consolidée de l'ensemble de son patrimoine — parfois pour la première fois.
Le premier rapport est rarement parfait : certaines valorisations sont incomplètes (actifs non cotés, immobilier sans estimation récente), certaines données manquent (frais de gestion non divulgués par une banque), et certaines structures sont encore en cours de documentation. C'est normal — l'important est d'identifier les lacunes et de planifier leur résolution.
Le reporting se perfectionne progressivement au fil des mois, à mesure que la base de données s'enrichit et que les processus de collecte se rodent.
Phase 4 : la réunion de lancement (fin du premier mois)
Une réunion formelle de présentation des premiers résultats — en présence des membres de la famille concernés — permet de valider la compréhension de la situation, de corriger les erreurs éventuelles et de fixer les priorités des mois suivants.
Cette réunion est aussi l'occasion de clarifier les attentes en matière de fréquence des reportings, de canaux de communication et de processus de décision.
Les attentes réalistes à avoir
- Un reporting complet prend du temps : compter 6 à 12 semaines pour un premier rapport consolidé de qualité.
- Toutes les banques ne coopèrent pas au même rythme : certains établissements sont très réactifs ; d'autres ont des procédures bureaucratiques.
- L'inventaire révèle des surprises : des actifs oubliés, des structures dormantes, des assurances sous-évaluées — l'inventaire initial est souvent riche en découvertes.
- La confiance se construit progressivement : le family office ne peut bien vous conseiller qu'à mesure qu'il comprend votre situation dans sa complexité réelle.
Ridger accompagne ses nouveaux mandants avec un processus d'onboarding structuré, conçu pour minimiser les frictions et produire rapidement une première valeur tangible. Pour en discuter avant de prendre une décision, nous vous invitons à un entretien exploratoire confidentiel.