Das Vermögensleben einer vermögenden Familie in der Schweiz folgt einem Jahresrhythmus, der durch Steuertermine, gesetzliche Pflichten und Governance-Rituale strukturiert wird. Ohne einen kalendarischen Gesamtüberblick präsentieren sich diese Termine oft als Notfälle — obwohl sie vollkommen vorhersehbar sind. Das Family Office spielt eine zentrale Rolle bei der Organisation dieses Kalenders.
Das erste Quartal: Erklärungen und Planung
Januar – März konzentriert im Allgemeinen die Abschlusspflichten und die ersten Erklärungen.
- Abschluss der Konten der Familienholding: Für eine Gesellschaft, deren Geschäftsjahr dem Kalenderjahr entspricht, bedingt der Abschluss per 31. Dezember die Erstellung des Jahresabschlusses im Januar/Februar, gefolgt von dessen Übergabe an die Revisionsstelle.
- Erhebung der Steuerdokumente: Jahresbankauszüge, Bescheinigungen über den Wert von Wertschriften per 31. Dezember, Lohnausweise für die aktiven Familienmitglieder, Versicherungsauszüge.
- Fälligkeit der direkten Bundessteuer: Die Steuer wird zum allgemeinen, vom EFD festgelegten Fälligkeitstermin fällig und kann in Raten bezogen werden (Art. 161 DBG). Eine vorausschauende Berechnung erlaubt es, die Liquidität zu planen und Verzugszinsen zu vermeiden.
- Steuerplanung des Jahres: Dies ist der richtige Zeitpunkt, um mit dem Steuerberater die Möglichkeiten des Jahres zu überprüfen — Abzüge, Spenden, Optimierung der Einkünfte.
Das zweite Quartal: Versammlungen und Erklärungen
April – Juni ist die Zeit der jährlichen gesetzlichen Pflichten für die Gesellschaften und der Steuererklärungen.
- Ordentliche Generalversammlung der Holding: Das Obligationenrecht schreibt die Abhaltung einer ordentlichen Generalversammlung innerhalb von sechs Monaten nach Ende des Geschäftsjahres vor. Für ein Geschäftsjahr per 31. Dezember ist die Frist der 30. Juni. Die Generalversammlung genehmigt die Rechnung, behandelt die allfällige Ausschüttung von Dividenden und ratifiziert gegebenenfalls die Zusammensetzung des Verwaltungsrats.
- Kantonale und eidgenössische Steuererklärung: Die Fristen legt jeder Kanton selbst fest, mit der Möglichkeit einer Verlängerung auf Antrag. Für komplexe Vermögen ist eine Verlängerung oft erforderlich.
- Versammlungen der übrigen Strukturen: Besitzt die Familie mehrere Gesellschaften oder verfügt sie über eine Stiftung, hat jede Einheit ihre eigenen Versammlungspflichten.
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Das dritte Quartal: Überprüfungen und Anpassungen
Juli – September ist eine für Halbjahresüberprüfungen günstige Zeit.
- Halbjährliche Performance-Überprüfung: Analyse der von jeder Bank verwalteten Portfolios, Vergleich mit den Benchmarks, Überprüfung der Vermögensallokationen im Verhältnis zur Zielstrategie.
- Überprüfung der Bankmandate: Kontrolle, dass die delegierten Verwaltungsmandate den Weisungen entsprechen und dass die Gebühren innerhalb der vereinbarten Grenzen liegen.
- Aktualisierung des Vermögensinventars: Aktualisierung der Immobilienbewertungen, der Passion Assets, der nicht kotierten Beteiligungen.
- Nachfolgeplanung: Sind familiäre Ereignisse eingetreten (Geburt, Heirat, Scheidung, Todesfall), ist dies der Moment, um zu prüfen, ob die erbrechtlichen Verfügungen weiterhin stimmig sind.
Das vierte Quartal: Abschluss und Vorbereitung
Oktober – Dezember ist die Zeit des Abschlusses und der Vorbereitung des Folgejahres.
- Jährlicher Familienrat: Viele Familien organisieren zum Jahresende eine Plenarsitzung — Familienrat oder informelle Versammlung —, um das vergangene Vermögensjahr, die wichtigen Entscheidungen und die Ziele des Folgejahres zu besprechen.
- Steueroptimierung zum Jahresende: Einkäufe in die 2. Säule, Einzahlungen in die 3. Säule, Realisierung oder Aufschub von Kapitalgewinnen, Spenden an gemeinnützige Organisationen.
- Vorbereitung der Budgets: Für Familien, die eine formalisierte Budgetverwaltung praktizieren, ist das vierte Quartal die Zeit der Vorbereitung der Familienbudgets und der vorgesehenen Ausschüttungen.
- Erneuerung der Versicherungen: Überprüfung der Versicherungspolicen (Leben, Erwerbsunfähigkeit, Immobilien, Sammlungen), um sicherzustellen, dass die Deckungen angemessen bleiben.
Die Rolle des Family Office bei der Koordination des Kalenders
Das Family Office tritt weder an die Stelle des Steuerberaters noch des Notars noch des Verwaltungsrats der Holding. Seine Rolle besteht darin:
- Einen konsolidierten Kalender aller Termine und Pflichten zu führen
- Die Beteiligten mit ausreichendem Vorlauf zu benachrichtigen
- Die Erhebung der für jeden Termin erforderlichen Dokumente zu koordinieren
- Sicherzustellen, dass die an den Versammlungen und Räten getroffenen Entscheidungen dokumentiert und umgesetzt werden
- Die Sitzungen des Familienrats vorzubereiten
Ein gut geführter Kalender ist das Zeichen eines gut geführten Vermögens. Um die Einrichtung einer auf Ihre Situation abgestimmten kalendarischen Nachverfolgung zu besprechen, laden wir Sie zu einem vertraulichen Gespräch ein.