Die Entscheidung, ein Family Office zu beauftragen, ist oft reiflich überlegt. Danach folgt eine Phase, die man kaum antizipiert: das Onboarding, das heisst die ersten Wochen und Monate, in deren Verlauf das Mandat konkrete Gestalt annimmt. Diese Phase ist entscheidend für die Qualität der langfristigen Beziehung — und sie verdient realistische Erwartungen auf beiden Seiten.
Warum sind die ersten 90 Tage entscheidend?
Die ersten 90 Tage eines Family-Office-Mandats sind der Zeitraum, in dem die Grundlagen der Beziehung entstehen: die Kenntnis des Vermögens, das Verständnis der familiären Ziele, die Einrichtung der Reporting-Werkzeuge und die Festlegung der Kommunikationsprotokolle. Eine schlechte Onboarding-Phase erzeugt Lücken, deren Behebung Monate dauern kann.
Dieser Zeitraum ist auch derjenige, in dem sich die gegenseitigen Erwartungen einpendeln. Ein Auftraggeber, der innerhalb von zwei Wochen ein vollständiges Reporting erwartet, wird enttäuscht sein, wenn die Erhebung der Daten einen Monat in Anspruch nimmt. Ein Family Office, das die Komplexität der Vermögenssituation unterschätzt, verliert Zeit und Glaubwürdigkeit.
Phase 1: das anfängliche Vermögensinventar (Wochen 1–4)
Die erste Priorität besteht darin, ein vollständiges Vermögensinventar zu erstellen: die Kartierung sämtlicher Vermögenswerte, Beteiligungsstrukturen, Bankmandate und bestehender Berater.
Konkret bedeutet dies:
- Die Erhebung der Bankauszüge, der Wertschriftenauszüge und der Portfolioübersichten jedes Instituts
- Die Identifikation aller Beteiligungsstrukturen (Holdings, Stiftungen, Trusts, Immobiliengesellschaften)
- Die Auflistung aller bestehenden Berater (Anwalt, Notar, Steuerberater, Vermögensverwalter) mit ihrem jeweiligen Auftragsbereich
- Das Inventar der nichtfinanziellen Vermögenswerte (Immobilien, Passion Assets, nicht kotierte Beteiligungen)
- Die Erhebung der grundlegenden Rechtsdokumente (Statuten, Erbverträge, Testamente, Eheverträge)
Diese Phase dauert oft länger als vorgesehen, denn Familien haben nicht immer einen zentralisierten Überblick über ihr Vermögen — genau deshalb haben sie ein Family Office beauftragt.
Phase 2: die Vollmachten und Zugänge (Wochen 2–6)
Damit das Family Office bei den Banken und den übrigen Ansprechpartnern auf die erforderlichen Informationen zugreifen kann, müssen auf die Einsichtnahme beschränkte Vollmachten eingerichtet werden. Diese Vollmachten ermöglichen es dem Family Office, die Auszüge einzusehen und mit den Instituten zu kommunizieren — ohne Transaktionen ausführen zu können.
Dieser Punkt ist grundlegend: Die Vollmacht eines reinen Koordinators unterscheidet sich von jener eines beauftragten Vermögensverwalters. Sie verleiht kein Verfügungsrecht über die Vermögenswerte.
Bestimmte Banken verfügen über komplexe Onboarding-Verfahren, spezifische Formulare und Bearbeitungsfristen, die diese Phase verlängern können. Es ist realistisch, für die vollständige Einrichtung der Zugänge 4 bis 8 Wochen einzuplanen.
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Phase 3: die Einrichtung des Reportings (Wochen 4–10)
Sind die Daten erhoben und die Zugänge eingerichtet, kann der erste Bericht zur Vermögensübersicht erstellt werden. Dieser erste Bericht ist oft das erste Dokument, das der Familie eine konsolidierte Sicht auf ihr gesamtes Vermögen gibt — mitunter zum ersten Mal.
Der erste Bericht ist selten perfekt: Einige Bewertungen sind unvollständig (nicht kotierte Vermögenswerte, Immobilien ohne aktuelle Schatzung), einige Daten fehlen (von einer Bank nicht offengelegte Verwaltungsgebühren), und einige Strukturen sind noch in Dokumentation. Das ist normal — wichtig ist, die Lücken zu identifizieren und ihre Behebung zu planen.
Das Reporting verbessert sich im Laufe der Monate schrittweise, in dem Masse, wie sich die Datenbasis anreichert und die Erhebungsprozesse eingespielt sind.
Phase 4: die Kick-off-Sitzung (Ende des ersten Monats)
Eine formelle Sitzung zur Präsentation der ersten Ergebnisse — in Anwesenheit der betroffenen Familienmitglieder — ermöglicht es, das Verständnis der Situation zu bestätigen, allfällige Fehler zu korrigieren und die Prioritäten der folgenden Monate festzulegen.
Diese Sitzung ist auch die Gelegenheit, die Erwartungen hinsichtlich der Reporting-Häufigkeit, der Kommunikationskanäle und der Entscheidungsprozesse zu klären.
Die realistischen Erwartungen
- Ein vollständiges Reporting braucht Zeit: Rechnen Sie mit 6 bis 12 Wochen für einen ersten konsolidierten Bericht von Qualität.
- Nicht alle Banken kooperieren im gleichen Tempo: Einige Institute reagieren sehr rasch; andere haben bürokratische Verfahren.
- Das Inventar offenbart Überraschungen: vergessene Vermögenswerte, ruhende Strukturen, unterbewertete Versicherungen — das anfängliche Inventar ist oft reich an Entdeckungen.
- Vertrauen baut sich schrittweise auf: Das Family Office kann Sie erst dann gut beraten, wenn es Ihre Situation in ihrer realen Komplexität versteht.
Ridger begleitet seine neuen Auftraggeber mit einem strukturierten Onboarding-Prozess, der darauf ausgelegt ist, Reibungsverluste zu minimieren und rasch einen ersten spürbaren Mehrwert zu schaffen. Um dies vor einer Entscheidung zu besprechen, laden wir Sie zu einem vertraulichen Sondierungsgespräch ein.