A decisão de mandatar um family office é frequentemente muito ponderada. Segue-se depois uma fase que se antecipa pouco: o onboarding, ou seja, as primeiras semanas e os primeiros meses ao longo dos quais o mandato ganha forma concreta. Esta fase é determinante para a qualidade da relação a longo prazo — e merece expectativas realistas de ambos os lados.
Porque são críticos os primeiros 90 dias?
Os primeiros 90 dias de um mandato family office são o período durante o qual se constroem os alicerces da relação: o conhecimento do património, a compreensão dos objetivos familiares, a implementação das ferramentas de reporting e o estabelecimento dos protocolos de comunicação. Uma má fase de onboarding gera lacunas que podem demorar meses a corrigir.
Este período é também aquele durante o qual as expectativas mútuas se calibram. Um mandante que espera um reporting completo em duas semanas ficará dececionado se a recolha dos dados demorar um mês. Um family office que subestima a complexidade da situação patrimonial perderá tempo e credibilidade.
Fase 1: o inventário patrimonial inicial (semanas 1-4)
A primeira prioridade é elaborar um inventário patrimonial completo: o mapeamento do conjunto dos ativos, das estruturas de detenção, dos mandatos bancários e dos consultores existentes.
Na prática, isto implica:
- A recolha dos extratos bancários, dos extratos de conta-títulos e dos estados de carteira de cada instituição
- A identificação de todas as estruturas de detenção (holdings, fundações, trusts, sociedades imobiliárias)
- A lista de todos os consultores existentes (advogado, notário, fiscalista, gestor) com o seu perímetro de missão
- O inventário dos ativos não financeiros (imobiliário, ativos de paixão, participações não cotadas)
- A recolha dos documentos jurídicos fundamentais (estatutos, pactos sucessórios, testamentos, convenções antenupciais)
Esta fase é frequentemente mais longa do que o previsto, uma vez que as famílias nem sempre têm uma visão centralizada do seu património — é precisamente por isso que mandataram um family office.
Fase 2: as procurações e acessos (semanas 2-6)
Para que o family office possa aceder às informações necessárias junto dos bancos e dos outros interlocutores, devem ser estabelecidas procurações limitadas à consulta. Estas procurações permitem ao family office consultar os extratos e comunicar com as instituições — sem poder efetuar transações.
Este ponto é fundamental: a procuração de um coordenador puro é distinta da de um gestor mandatado. Não confere qualquer direito de disposição sobre os ativos.
Alguns bancos têm procedimentos de onboarding complexos, formulários específicos e prazos de tratamento que podem prolongar esta fase. Prever 4 a 8 semanas para a implementação completa dos acessos é realista.
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Fase 3: a implementação do reporting (semanas 4-10)
Uma vez recolhidos os dados e estabelecidos os acessos, pode ser produzido o primeiro relatório de síntese patrimonial. Este relatório inicial é frequentemente o primeiro documento que dá à família uma visão consolidada do conjunto do seu património — por vezes pela primeira vez.
O primeiro relatório raramente é perfeito: algumas valorizações estão incompletas (ativos não cotados, imobiliário sem avaliação recente), alguns dados faltam (custos de gestão não divulgados por um banco) e algumas estruturas estão ainda em fase de documentação. É normal — o importante é identificar as lacunas e planear a sua resolução.
O reporting aperfeiçoa-se progressivamente ao longo dos meses, à medida que a base de dados se enriquece e que os processos de recolha se afinam.
Fase 4: a reunião de lançamento (fim do primeiro mês)
Uma reunião formal de apresentação dos primeiros resultados — na presença dos membros da família em causa — permite validar a compreensão da situação, corrigir eventuais erros e fixar as prioridades dos meses seguintes.
Esta reunião é também a ocasião para clarificar as expectativas em matéria de frequência dos reportings, de canais de comunicação e de processo de decisão.
As expectativas realistas a ter
- Um reporting completo leva tempo: contar com 6 a 12 semanas para um primeiro relatório consolidado de qualidade.
- Nem todos os bancos cooperam ao mesmo ritmo: algumas instituições são muito reativas; outras têm procedimentos burocráticos.
- O inventário revela surpresas: ativos esquecidos, estruturas adormecidas, seguros subavaliados — o inventário inicial é frequentemente rico em descobertas.
- A confiança constrói-se progressivamente: o family office só o pode aconselhar bem à medida que compreende a sua situação na sua complexidade real.
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