La decisión de confiar un mandato a un family office suele ser resultado de una reflexión madura. A continuación llega una fase que rara vez se anticipa: el onboarding, es decir, las primeras semanas y los primeros meses durante los cuales el mandato toma forma de manera concreta. Esta fase es determinante para la calidad de la relación a largo plazo — y merece expectativas realistas por ambas partes.
¿Por qué los primeros 90 días son críticos?
Los primeros 90 días de un mandato de family office son el período durante el cual se construyen los cimientos de la relación: el conocimiento del patrimonio, la comprensión de los objetivos familiares, la puesta en marcha de las herramientas de reporting y el establecimiento de los protocolos de comunicación. Una fase de onboarding deficiente genera lagunas que pueden tardar meses en corregirse.
Este período es también aquel en el que se calibran las expectativas mutuas. Un mandante que espera un reporting completo en dos semanas quedará decepcionado si la recopilación de datos lleva un mes. Un family office que subestima la complejidad de la situación patrimonial perderá tiempo y credibilidad.
Fase 1: el inventario patrimonial inicial (semanas 1-4)
La primera prioridad es elaborar un inventario patrimonial completo: la cartografía del conjunto de activos, estructuras de tenencia, mandatos bancarios y asesores existentes.
En la práctica, esto implica:
- La recopilación de extractos bancarios, extractos de cuentas de valores y estados de cartera de cada establecimiento
- La identificación de todas las estructuras de tenencia (holdings, fundaciones, trusts, sociedades inmobiliarias)
- La lista de todos los asesores existentes (abogado, notario, asesor fiscal, gestor) con su ámbito de misión
- El inventario de activos no financieros (inmobiliario, activos de pasión, participaciones no cotizadas)
- La recopilación de los documentos jurídicos fundamentales (estatutos, pactos sucesorios, testamentos, capitulaciones matrimoniales)
Esta fase suele ser más larga de lo previsto, ya que las familias no siempre tienen una visión centralizada de su patrimonio — precisamente por eso han confiado un mandato a un family office.
Fase 2: los poderes notariales y accesos (semanas 2-6)
Para que el family office pueda acceder a la información necesaria ante los bancos y otros interlocutores, deben establecerse poderes limitados a la consulta. Estos poderes permiten al family office consultar los extractos y comunicarse con los establecimientos — sin poder realizar transacciones.
Este punto es fundamental: el poder de un coordinador puro es distinto del de un gestor con mandato. No confiere ningún derecho de disposición sobre los activos.
Algunos bancos tienen procedimientos de onboarding complejos, formularios específicos y plazos de tramitación que pueden alargar esta fase. Prever entre 4 y 8 semanas para la puesta en marcha completa de los accesos es realista.
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Fase 3: la puesta en marcha del reporting (semanas 4-10)
Una vez recopilados los datos y establecidos los accesos, puede producirse el primer informe de síntesis patrimonial. Este informe inicial es a menudo el primer documento que ofrece a la familia una visión consolidada del conjunto de su patrimonio — en ocasiones por primera vez.
El primer informe raramente es perfecto: algunas valoraciones están incompletas (activos no cotizados, inmobiliario sin estimación reciente), algunos datos faltan (comisiones de gestión no divulgadas por un banco) y algunas estructuras están aún en proceso de documentación. Es algo normal — lo importante es identificar las lagunas y planificar su resolución.
El reporting se perfecciona progresivamente a lo largo de los meses, a medida que la base de datos se enriquece y los procesos de recopilación se consolidan.
Fase 4: la reunión de lanzamiento (al final del primer mes)
Una reunión formal de presentación de los primeros resultados — con la participación de los miembros de la familia concernidos — permite validar la comprensión de la situación, corregir los eventuales errores y fijar las prioridades de los meses siguientes.
Esta reunión es también la ocasión de clarificar las expectativas en materia de frecuencia de los informes, canales de comunicación y procesos de decisión.
Las expectativas realistas
- Un reporting completo requiere tiempo: conviene contar entre 6 y 12 semanas para un primer informe consolidado de calidad.
- No todos los bancos cooperan al mismo ritmo: algunos establecimientos son muy reactivos; otros tienen procedimientos burocráticos.
- El inventario revela sorpresas: activos olvidados, estructuras inactivas, seguros infravalorados — el inventario inicial suele ser rico en descubrimientos.
- La confianza se construye progresivamente: el family office solo puede asesorar bien a medida que comprende su situación en toda su complejidad real.
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